Phương pháp Gtd (hoàn thành công việc): bí quyết để làm việc hiệu quả hơn

Nghệ thuật của năng suất không căng thẳng

Người hướng dẫn năng suất kinh doanh David Allen chịu trách nhiệm về Phương pháp Hoàn thành Công việc (GTD) , một hệ thống quản lý các hoạt động và nhiệm vụ đang chờ xử lý mà tất cả chúng ta đều có và điều đó đôi khi khiến chúng ta choáng ngợp đến mức cản trở chúng ta và không biết phải đi đâu. khởi đầu.

Phương pháp GTD dựa trên nguyên tắc rằng chúng ta cần giải phóng tâm trí của mình khỏi những việc cần làm bằng cách viết chúng ra một nơi cụ thể. Bằng cách tổ chức bản thân theo cách này, chúng ta sẽ có thể giảm bớt căng thẳng sinh ra bằng cách ghi nhớ mọi thứ chúng ta phải làm và dồn hết sự chú ý và năng lượng vào việc thực hiện những công việc này.

Lập danh sách cụ thể và đơn giản hóa nhiệm vụ của bạn

Nhờ Phương pháp GTD, chúng tôi có thể tăng năng suất và hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày . Một trong những trụ cột của phương pháp này là việc tạo ra các danh sách nhiệm vụ cụ thể cho từng bối cảnh (hoặc theo chủ đề) thay vì thiết lập các ưu tiên như khuyến nghị của các hệ thống tổ chức khác. Suy ngẫm về những gì bạn phải làm và quyết định những hành động cụ thể bạn phải thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ đang chờ xử lý.

Các nguyên tắc của Phương pháp GTD (Hoàn thành mọi việc)

Sưu tầm. Hệ thống đề xuất chúng ta thu thập trên một phương tiện vật lý bên ngoài bộ nhớ của chúng ta mọi thứ chúng ta cần nhớ, thực hiện hoặc nhận thức được. Bạn có thể sử dụng nhật ký giấy, điện thoại di động, một ứng dụng hoặc một công cụ tổ chức cho phép bạn thoát khỏi tâm trí (xóa nó) mọi thứ bạn phải làm để có thể xử lý công việc một cách hiệu quả và độc lập.
Quá trình. Sau khi bạn có danh sách những việc cần làm, chúng ta phải bắt tay vào thực hiện theo một số tiền đề như: luôn bắt đầu từ đầu; không xử lý nhiều hơn một nhiệm vụ cùng một lúc; không lập hồ sơ nhiệm vụ; phân loại chúng theo việc chúng có yêu cầu một hành động được thực hiện hay không.
Tổ chức. Chúng ta phải sắp xếp các nhiệm vụ đang chờ xử lý trong danh sách: Các hành động sắp tới (nhiệm vụ ngắn hạn); Dự án (các nhiệm vụ đang diễn ra yêu cầu nhiều hơn một hành động để hoàn thành); Đang chờ (phụ thuộc vào người thứ ba); Một ngày nào đó (các dự án không phải trong tương lai ngay lập tức). Hãy nhớ rằng trong chương trình làm việc của bạn, bạn chỉ nên theo dõi các cuộc hẹn và cam kết của mình, các nhiệm vụ phải luôn được sắp xếp thành các danh sách riêng biệt. Hệ thống tổ chức nhiệm vụ của bạn phải dễ dàng, đơn giản và thân thiện để nó tồn tại và hoạt động.
Kiểm tra. Chúng tôi phải định kỳ xem xét danh sách của mình để có ý nghĩa. Với thời gian, năng lượng và nguồn lực mà chúng ta có tại một thời điểm cụ thể, bạn phải quyết định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn phải thực hiện tại mỗi thời điểm và thực hiện nó.
Làm Sẽ không có hệ thống tổ chức nào hiệu quả nếu bạn dành nhiều thời gian để tổ chức các nhiệm vụ hơn là thực hiện chúng. Hãy nhớ đơn giản hóa quy trình tổ chức, để tránh tình trạng luộm thuộm hoặc bão hòa khi bạn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Quy tắc hai phút

Một trong những quy tắc được biết đến nhiều nhất của phương pháp tổ chức và quản lý thời gian này là hai phút. Trước bất kỳ nhiệm vụ nào chúng ta phải tự hỏi: Liệu nhiệm vụ này có thể hoàn thành trong vòng chưa đầy 2 phút không?

Nếu câu trả lời là có, bạn phải bắt đầu và thực hiện nhiệm vụ trong tầm tay. Ví dụ, trả lời email nhanh, chọn bàn của chúng tôi, đặt lịch hẹn.
Nếu câu trả lời là phủ định, bạn có hai lựa chọn. Trì hoãn nhiệm vụ và gán nó vào “danh sách các nhiệm vụ sắp tới”; hoặc ủy thác nhiệm vụ cho người khác có thể thực hiện.

Amazon

€ 17,10

Tổ chức hiệu quả

David Allen là người sáng tạo ra Phương pháp GTD (Hoàn thành mọi việc) và đã viết cuốn sách cần thiết này về tổ chức và quản lý thời gian. Trong đó, bạn sẽ tìm thấy các kỹ thuật và mẹo để đưa hệ thống của bạn vào thực tế. Ý tưởng là chúng ta quản lý để sắp xếp các suy nghĩ của mình để có thể suy nghĩ rõ ràng và phát huy hết tiềm năng của mình.